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        2. 宣城市裝飾行業協會會議管理制度

          宣城市裝飾行業協會會議管理制度

          (經2018年8月5日一屆七次理事會議表決通過)

           

          為規范協會各項會議流程,統一會議管理模式,減少會議數量、縮短會議時間,提高會議質量,特制定本制度。

           

          一、會議分類

          (一)、會員大會

          1、會員大會每年至少召開一次,理事會認為有必要或經五分之一以上的會員請求,可召集臨時會員大會,會員大會須有一半以上的會員代表出席方能召開,其決議必須經出席會員大會的二分之一以上會員代表表決通過方能生效。

          2、原則上會員大會和年會合并召開,如遇重大事項需經會員大會表決通過的,可臨時召集。

          (二)、理事會議

          1、理事會每年至少召開兩次會議,上、下半年各一次;情況特殊的也可采取通訊形式召開。

          2、理事會須有三分之二以上理事出席方能召開,其決議須經到會理事三分之二以上表決通過方能生效。

          (三)、常務理事會議

          1、常務理事會至少半年召開一次會議,情況特殊的也可采取通訊形式召開。

          2、常務理事會由會長、副會長、秘書長、常務理事組成。

          3、常務理事會須有三分之二以上常務理事出席方能召開,其決議須經到會常務理事三分之二以上表決通過方能生效。

          (四)、會長辦公會

          1、本協會設會長1人、副會長6人。會長、副會長、秘書長、監事由常務理事會在理事中選舉產生。

          2、會長會議一年四次,每季度一次。

          (五)、黨組會議

          1、協會黨支部組織的相關會議。

          2、僅限于黨支部成員、入黨積極分子,黨支部認為需要其他相關會員參加的。

           

          二、會議召開

          (一)會議安排:

          1、協會各類會議由協會秘書處負責召集,經協會決策層同意,方可召開。

          2、秘書處每季度統一編制協會會議計劃,與季度工作表同時在協會微信群公布。

          3、凡協會已列入會議計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需臨時安排其它會議,秘書處應提前2天報協會決策層審批并報請會長調整會議計劃,未經同意的,秘書處不得隨意調整正常會議計劃。

          4、會議一經確定,參會人員應預先做好各項工作安排,原則上不可請假缺席或遲到,遇特殊情況須提前向秘書處請假,獲得批準后方可指派專人代為參加,會后應主動詢問會議內容及交辦事項,確保會議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。

          (二)、會議準備:

          秘書處負責協會各級會議召開的基礎裝備工作,包含以下內容:

          1、會議場地安排和布置;

          2、會議議程安排(應提前報交協會決策層領導及參會者);

          3、會議資料準備(如需分發應在會前分發);

          4、會議服務人員的安排;

          5、會議簽到;

          6、會議記錄,需要留存資料的應做好拍照、攝像工作,會后形成會議紀要并于協會官網發布;

          7、會后事項安排;

          (三)、會議召開及傳達:

          1、應明確會議的目的,會議的目的是解決問題提高效率,因此會議應明確主題,不開無邊際的會議。

          2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。

          3、與會者的發言要言簡意駭,一般發言不可過長,會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發言時間予以統計和控制,時間到后,無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發言的時間要求。

          4、重要會議決議或記錄未正式公布前,與會者不得提前透露會議內容。

          5、秘書處對會議通知、會議資料、會議紀要進行整理、分發、存檔。

          6、會議結束后秘書處負責將問題進行匯總、分類,并對會議中各議程工作的要求進行檢查、跟蹤和跟進,并在下一次會議前將完成情況報協會決策層領導。

           

          三、會議紀律

          1、要嚴格遵守會議的開始時間,至少提前5分鐘到達會議現場。不得缺席、遲到、早退,會議記錄人員登記到會情況,對無故缺席(含無人代會)三次者按章程規定視為自動放棄相關職務,遲到、早退一次者秘書處提醒,兩次及以上者,個人及單位不得參加年度先進個人和先進單位評選。

          2、 所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態。會議期間,所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關的動作。

          3、會議需要表決時,按協會章程相關規定和原則辦理。一經會議決議之事,各參會單位應積極配合、按期完成。對于需要在會議上討論的問題,秘書處應提前通知所有參會人,在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。

           

          四、其它

          本制度由秘書處負責解釋,自通過即日起執行。

           


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